ในปัจจุบันระบบออนไลน์ Social Media เริ่มเข้ามาครองเมืองจนแทบมองไม่เห็นจุดบอด เพราะไม่ว่าอะไรก็ล้ำสมัยมากขึ้นเรื่อยๆ มีเทคโนโลยีและนวัตกรรมที่ชาวออฟฟิศสามารถทดแทนกระดาษได้หลายๆ อย่าง ซึ่งข้อดีก็ไหนจะช่วยอำนวยความสะดวกงานต่างๆ ในบริษัท ที่สำคัญยังสามารถลดต้นทุนไปได้เยอะเลย แบบนี้ UndubZapp ขอเรียกว่าทั้งสะดวกทั้งคุ้มตรงจุด แต่จะมีอะไรบ้างนะไปเช็กดูหน่อย เดี๋ยวตามเค้าไม่ทันนะ
1. โอ้โห… สามารถเซ็นสัญญาออนไลน์ได้ด้วย
นวัตกรรมสุดล้ำมีการพัฒนาก้าวกระโดดจนตามแทบไม่ทันแล้ว ยุคนี้มีความสะดวกสุดๆ ที่ต้องร้องว้าวกันเลยทีเดียว ซึ่งการเซ็นสัญญาเป็นส่วนหนึ่งของการทำธุรกิจนะคะ นับว่าสำคัญสุดๆ ซึ่งแต่ก่อนนั่นจะต้องมีการจรดปลายปากกาเซ็นลงบนกระดาษเพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่มาถึงยุคดิจิทัลแล้วไม่มีอะไรที่เป็นไปไม่ได้ ปัจจุบันมีรูปแบบให้ทำสัญญาซื้อขายแลกเปลี่ยนระหว่างกันผ่านระบบออนไลน์ อย่างเว็บไซต์ echosign เปิดความสะดวกให้บริษัทคุณลงทะเบียนเข้าใช้งานที่เว็บไซต์ดังกล่าว หลังจากนั้นจะได้รับรหัสความปลอดภัยเพื่อใช้ตั้งค่า จากนั้นก็ให้คุณอัปโหลดเอกสารขึ้นเว็บไซต์พร้อมใส่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการให้เซ็นลงไป โดยทางระบบจะส่งสำเนาเอกสารไปให้ผู้รับเซ็น หลังจากนั้นจะมีการจัดเก็บลงในฐานข้อมูลของทางเว็บ ซึ่งคุณสามารถเรียกดูได้ทุกเมื่อเลย นับเป็นวิธีที่น่าสนใจมาก ลดการใช้กระดาษ , ประหยัดเวลา สะดวกสุดๆ
2. โปรแกรมจัดการ Nitro PDF
Nitro PDF คืออะไรนะ ก็คือโปรแกรมจัดการนั่นแหละ ถือเป็นโปรแกรมที่สะดวกและยอดนิยมของชาวออฟฟิศเลยค่ะ โปรแกรมตระกูล PDF (Portable Document Format) นั้นสะดวกในการใช้งาน ซึ่งคนส่วนใหญ่นิยมใช้เฉพาะ Adobe Acrobat ใช่ไหมล่ะ เนื่องจากคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี แต่ทางเลือกอีกหนึ่งทางคือโปรแกรมสร้างงานเอกสารเป็น PDF ด้วย Nitro PDF ซึ่งมีราคาถูกกว่า แถมยังมีคุณสมบัติเอื้อประโยชน์ให้การทำงานภายใต้รูปแบบงานเอกสาร จะแก้ไขก็ง่าย ความเร็วในการประมวลผลก็จัดว่าดี เพราะความเสถียรของโปรแกรมที่ค่อนข้างสูง โปรแกรมไร้กระดาษนี่จัดว่าดีไม่ใช่เล่น
3. สร้างก็ได้…แถมบันทึกข้อมูลทางออนไลน์ก็ได้อีก
หากธุรกิจมีข้อมูลเอกสารเก็บไว้เป็นจำนวนมากล่ะก็ นี่เป็นวิธีจัดการข้อมูลชั้นยอดอีกหนึ่งที่ล้ำสมัยและมีประโยชน์สุดๆ เพราะสามารถฝากไฟล์เอกสารงานต่างๆ ไว้กับเว็บไซต์ที่ให้บริการ ไม่ว่าจะเป็น box.net , Dropbox , Mozy และ Backblaze ซึ่งทางเว็บไซต์เหล่านี้พร้อมฝากข้อมูลของคุณๆ ฟรีไม่ต้องเสียเงินสักบาท แค่เพียงคุณทำการสมัครสมาชิกใส่รหัสผ่านที่เดาได้ยากก็สามารถใช้งานได้อย่างสะดวก มันดีตรงที่คุณเก็บเอาไว้ในเว็บไซต์ไม่ต้องมานั่งปรินต์ลงกระดาษเก็บไว้ให้เปลืองพื้นที่ แถมสามารถแบ่งปันให้ผู้อื่นใช้ข้อมูลร่วมกันได้อีกด้วย ก็ถือเป็นวิธีประหยัดค่าใช้จ่ายเรื่องกระดาษและพื้นที่เก็บข้อมูลในคอมอีก
Advertisements
4. สะดวกไปกับระบบเมล “Fox to E-mail”
มีระบบที่สุดยอดอีกหนึ่งอย่างคือ การเปลี่ยนจากการใช้เครื่องโทรสารมาเป็นระบบอีเมลแทน บริษัทควรเปลี่ยนมาใช้ระบบอีเมลเพื่อการรับส่งเอกสารสำคัญๆ ระบบแบบนี้ประหยัดค่าใช้จ่ายยิ่งนัก วิธีนี้จะได้ผลก็ต่อเมื่อได้ตกลงทำความเข้าใจระหว่างผู้ประกอบการ และลูกค้าผู้มาติดต่อเพื่อตั้งค่ามาตรฐานการใช้งานให้เหมือนกัน โดยขอเอกสารทุกชิ้นจะอยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF เนื่องจากเป็นรูปแบบสากล ระบบคอมพิวเตอร์ทุกแบบสามารถรองรับได้ PDF ได้ค่ะ
5. PDF995 ไดร์ฟเวอร์ปริ้นเตอร์สมรรถนะสูง
ถ้าต้องการลงโปรแกรมแปลงเอกสารเป็น PDF อย่าง Adobe Acrobat และ Nitro PDF ถือเป็นอะไรที่ซับซ้อนสำหรับชาวออฟฟิศเหมือนกันนะ แต่ถ้ามีนวัตกรรมที่ง่ายกว่านั้นใครจะไม่สนจริงไหม อย่างการดาวน์โหลดไดร์ฟเวอร์ปริ้นเตอร์สมรรถนะสูง PDF995 แน่นอนว่าช่วยในเรื่องของการแปลงงานเอกสารให้ออกมาในรูป PDF ได้แล้วลดปัญหายุ่งยากในขั้นตอนการแปลงไฟล์ ซึ่งระบบเดิมฟอนต์อาจมีการตกหล่นหรือเครื่องอ่านไม่ออกด้วย แค่คุณติดตั้งโปรแกรมจะไปปรากฎอยู่บนเมนูคำสั่งของทุกโปรแกรมทันที เมื่อใดก็ตามที่ต้องการแปลงงานให้อยู่ในรูปของ PDF ก็สั่งพิมพ์แล้วตั้งค่าเป็น PDF เพียงเท่านี้ก็เรียบร้อย และที่สำคัญเลย เป็นไดร์ฟเวอร์แจกฟรีไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้นนะคะ
Advertisements