ทํางานไหนดี? 4 ขั้นตอนจัดลําดับความสําคัญของงาน set work priority อย่างเกิดผล

กำลังหัวหมุนกับการจัดลำดับความสำคัญของงาน เพราะไม่รู้ว่าควรจะทำงานไหนก่อนดีอยู่หรือเปล่า? ตาม UndubZapp มาทางนี้ด่วนๆ เลยค่ะ วันนี้ เราขออาสาพาทุกคนมาส่องเช็กลิสต์ขั้นตอนจัดลำดับความสำคัญของงาน set work priority อย่างเกิดผล เปลี่ยนงานร้อยแปดพันเก้าให้เป็นระบบระเบียบ ด้วยการทำตามขั้นตอนง่ายๆ ในการจัดลำดับงานสุดเวิร์ค ไปเรียนรู้กันเลยค่ะ!

ทำไมต้องจัดลำดับความสำคัญของงาน?

เคยสงสัยไหมคะว่า การจัดลำดับงานสำคัญอย่างไรในเมื่อสุดท้ายแล้วเราก็ต้องทำงานทุกอย่างอยู่ดี? จริงอยู่ว่านั่นคือความจริง แต่แท้จริงแล้ว การจัดลำดับความสำคัญของงานช่วยให้การทำงานของเราลื่นไหลได้อย่างคาดไม่ถึงเลยล่ะค่ะ เพราะการที่เราไม่ต้องเสียเวลาคิดแล้วคิดอีกว่าจะทำงานไหนก่อนดี จะช่วยให้เรามีเวลาทำงานเพิ่มมากขึ้น จึงปิดจ็อบได้ไวกว่าเดิม

เพื่อนๆ คนไหนที่มักมีปัญหากับการจัดลำดับความสำคัญของงาน ไม่รู้ว่าควรทำงานไหนก่อน ทำงานไหนทีหลัง เพราะเห็นงานกองพะเนินที่ต้องทำทีไร ก็รู้สึกว่างานดูยุ่งเหยิงยุ่งยากจึงตัดสินใจสุ่มทำมันไปทีละอันจนจบสิ้นกระบวนการ ลองเรียนรู้ขั้นตอนการจัดลำดับความสำคัญง่ายๆ จาก “สตีเวน อาร์ โควีย์” ดูนะคะ เราได้สรุปวิธีการสุดง่ายของเขาไว้แล้ว เชิญชมได้เลยค่ะ

สตีเวน อาร์ โควีย์ คือใคร?

สตีเวน อาร์ โควีย์ (Stephen R. Covey) คือ นักเขียนชื่อดังผู้โด่งดังจากหนังสือวิชาการแขนงจิตวิทยา 7 อุปนิสัยพัฒนาสู่ผู้มีประสิทธิผลสูง (The Seven Habits of Highly Effective People) เขาได้ให้คำแนะนำในการจัดลำดับความสำคัญอย่างง่ายไว้ หลักการสำคัญของการจัดลำดับความสำคัญของงาน คือ แยกประเภทของงานตามหมวดหมู่ โดยแบ่งเป็น 4 หมวดหมู่ใหญ่ๆ

จัดลำดับความสำคัญของงานอย่างไรดี?

1. งานเร่งด่วน และสำคัญ (Urgent and important)

งานประเภทที่ต้องรีบทำอย่างเร่งด่วนภายในกรอบเวลาอันจำกัด และควรทำให้เสร็จสิ้นเป็นลำดับแรก มิฉะนั้นแล้ว อาจจะเกิดปัญหาตามมาในภายหลัง สโคปของงานเร่งด่วนและสำคัญ ได้แก่

• งานที่มีเดดไลน์ ต้องทำงานให้เสร็จสิ้นภายในกำหนดส่ง
• วิกฤติในการทำงาน ต้องหาทางแก้ไขภายในระยะเวลาอันสั้น
• การประชุมด่วน ต้องเตรียมเอกสารอย่างรีบเร่ง
• การนัดพบกับลูกค้า หุ้นส่วน หรือบุคคลที่มีความสำคัญ

2. งานไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ (Not urgent but important)

งานประเภทที่จำเป็นต้องทำ เนื่องจากมีความสำคัญต่อการทำงาน หรือช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่อาจไม่จำเป็นต้องรีบทำขนาดนั้น สโคปของงานไม่เร่งด่วนแต่สำคัญได้แก่

• วางแผนการจัดการปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างชั่วโมงทำงาน
• พัฒนาศักยภาพการทำงานให้ดียิ่งๆ ขึ้นไป
• จัดสรรชั่วโมงในการทำงานอย่างเหมาะสม
• เสริมสร้างสัมพันธภาพที่ดีกับคู่ค้า หรือเพื่อนร่วมงาน

3. งานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ (Urgent but not important)

งานประเภทที่ควรจะรีบจัดการให้เสร็จๆ ไป แต่อาจไม่ได้สำคัญขนาดที่ว่าต้องเริ่มทำเป็นลำดับแรก สามารถจัดการงานอื่นๆ ให้เสร็จสิ้นก่อนได้ แต่ก็ไม่ควรปล่อยทิ้งไว้นานเกินไป เพราะยังมีความเร่งด่วนอยู่ สโคปของงานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญได้แก่

• การติดต่อประสานงาน
• การรับ-ส่งอีเมล
• การรายงานผล
• การช่วยเหลืองานผู้อื่น

4. งานไม่เร่งด่วน และไม่สำคัญ (Not urgent and not important)

งานประเภทที่ควรทำเป็นลำดับสุดท้าย หรือทำในช่วงที่เคลียร์งานประเภทอื่นๆ ครบหมดแล้ว เป็นงานที่ว่างจากการทำงานอื่นแล้วค่อยทำก็ได้ เพราะไม่ค่อยส่งผลกระทบต่อการทำงานอื่นๆ สโคปของการไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ ได้แก่

• การเช็กข้อมูล social media
• การพูดคุยแลกเปลี่ยนข้อมูลในการทำงาน